açık ihale nasıl yapılır

Açık ihale, bir tedarikçinin ürün ve hizmetleri için genel bir rekabet imkânı sunan bir satın alma prosedürüdür. Bir açık ihale için, üst önce satın alma amacınız ve genel ihtiyaçlarınız belirtilmelidir. Elinize sağlam bir kalıp almak için, öncelikle satın alma prosedürlerini içeren bir talimatname oluşturmanız gerekir. Bu talimatname satın alma sürecinin her aşamasının ayrıntılı olarak açıkça belirtilmesini sağlayacak şekilde düzenlenmelidir.

Satış işlemlerinin detaylarına girmek için, ilgili taraflara satın alma talebinizi sunmalısınız. Satın almanın hedefleri ve kriterleri, önceden sunulan teknik ve mali teklifler gibi değerlendirme kriterleri de bu ihale talebinde belirtilmelidir. Teklife veya teklif mektuplarında belirtilen ürün ve hizmetlerin belirtilmesi gerekir. Ayrıca, teklifte belirtilen teslimat süreleri, ödeme koşulları ve stok seviyelerine, sorumluluk, garanti koşulları ve işaretlemeye ilişkin ayarlar da belirtilmelidir.

Tüm teklifler dikkatli bir şekilde değerlendirilmelidir. İstenen teklifler arasında, belirtilen satın alma kriterlerine göre en çok uygun olanın seçilmesi gerekir. Değerlendirilen tüm tekliflerin listesinin oluşturulması, belirli bir protokole göre yazılması ve ücretlerin belirtilmesi gerekir. Ayrıca, satın alma işleminin tamamlanmasından sonra, her bir teklif verenin cevabının, satın alma ekibinin anlayacağı bir şekilde dökümlenmesi de gerekebilir.

Bu süreci tamamlayan, her türlü güvenilir kaynaktan ve alınan onaylarla desteklenen bir sonuç raporu sunulmalıdır. Süreç tüm işlemlerin sağlaması gereken koşulları içeren bir netleştirme esaslarına göre yönetilmelidir. Sonuç raporu, uygun fiyatlarla satın alınan ürün ve hizmetlerin kalitesini ve aksiyon noktasını belirtmelidir.

Açık ihale süreci, uygun fiyatlar sağlayarak maliyeti minimuma indirmek ve ürün ve hizmetlerin satın alınması için iyi bir rekabet ortamını teşkili etmek için uygun bir yöntemdir. Ekonomik ve etkin şekilde ihaleyi gerçekleştirmek ve böylece kurumunuzun beklentilerinin karşılanmasını sağlamak için, satın alma prosedürünüzün dikkatli bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir.

1. İhale konusu, ihale tarihi, ihale saati ve diğer ilgili tüm bilgiler mutlaka seçime sunulmalıdır.

2. Teklif verenlerin ilgili personel tarafından teklif kapısına bırakılması veya kayıt edilmesi gerekir.

3. İhaleyi gerçekleştirecek personel tarafından ihale işlemleri başlatılmalıdır.

4. İhale başlangıcında seçime sunulan ihale saatinin dolmasından 1 saat önce, ihale bedeli ve kalite ve miktarı gösteren her bir teklif çantasını havaalanındaki güvenlik birimine bırakmalıdır.

5. Her kalem için birincil, ikincil ve üçüncü teklifler verilmelidir.

6. İhaleyi kazanan teklif alınacak, diğer teklifler reddedilecektir.

7. İhaleyi kazanan firmaya sözleşme verilir ve belirli protokoller kullanılarak kontrol edilir.

8. İhale bedeline iki türlü ödeme şekli kullanılabilir: nakit veyahut kredi kartı ile.

9. İhale herkese açık olarak gerçekleştirildikten sonra, ihale sonucu yayınlanmalıdır.

Açık ihale yapmak, bir alım veya satım işlemi için, adil ve dürüst bir ortamda açıkça yapılan bir satın alma sürecidir. Açık ihale süreci, anlaşmaya varılması gereken sözleşme şartlarının belirlenmesi için en kârlı teklifi sunacak olan kişi ya da şirketleri seçmek için yapılır. Bu, olası tekliflerin dikkatlice değerlendirilmesine ve en uygun teklifin seçilmesine yardımcı olur. Açık ihaleye katılmak için, özel olarak hazırlanmış olan önemli belgelerin imzalanması ve açık ihale talimatnamesinin okunması gerekir. Açık ihaleye katılan tüm firmaların, ihale ile ilgili belgeleri mümkün olduğunca erken teslim etmeleri önemlidir. Ayrıca, alım yapılan ürün ve hizmetin niteliği hakkında gerekli bilgilerin sağlanması gerekir. Açık ihale sürecinde, sunulacak olan tekliflerin ve hangi şartları karşılayacaklarının dikkatlice değerlendirilmesi gerekir. Böylelikle, şirketlerin taleplerini karşılayacak en uygun fiyat ve en iyi kalitede mal veya hizmet sağlanmasını garanti etmek mümkündür. Açık ihale sürecinde, şeffaf ve adil bir şekilde tüm alım satım işlemlerinin takibi gereklidir.

1. Konu hakkında mevzuatın bir incelemesi yapılmalıdır.

2. Aktif ihale başvurusu alınmalıdır.

3. Aktif ihaleye katılacak olanlar, tender koşullarını kabul etmelidir.

4. İhaleyi kazanacak kişinin veya kurumun ilgili vergi levhasının alınması gerekir.

5. Sözleşme gereksinimleri ve ödeme koşullarının belirlenmesi gerekir.

6. İhale açıklaması ve ihale dokümanlarının hazırlanması gerekir.

7. İhale dokümanının, belirlediğiniz konuda en fazla ilgi gören kamu idareleri ve özel kurumlara dağıtılmalıdır.

8. İhale başlangıç tarihinden en az 2 ay sonraya alınacak ihale tarihi ve ihle kapanış saati belirlenmelidir.

9. İhale sonunda, kazanan (en yüksek teklifi veren) belirlenmeli ve dokümandaki şartlar çerçevesinde sözleşme imzalanmalıdır.

10. Sözleşmeye göre ihalenin tamamlanması gereken zaman aralıkları belirlenmelidir.